Payroll Cloud-Based atau On-Premise, Mana yang Terbaik?

  • 3 min read
  • Dec 03, 2020
Aplikasi penggajian Talenta

Belakangan, banyak perusahaan yang mulai mengandalkan teknologi pada sistem payroll. Baik yang sistemnya menggunakan cloud maupun on-premise. Namun, apa sebenarnya perbedaan keduanya dan apa kelebihan dan kekurangan di antara keduanya?

Sistem Cloud-Based

Sistem cloud computing merupakan teknologi di mana internet sebagai pusat penyimpanan dan pengolahan data. Karena cloud system bergantung pada akses internet, aksesibilitas sistem ini lebih cepat dan fleksibel. Penggunanya bisa mengolah dan menganalisis data secara real-time.

Umumnya, cloud computing terdiri dari dua jenis yaitu public dan private. Public Cloud biasanya gratis dan bisa diakses oleh siapa saja. Misalnya Google Docs.

Sedangkan private cloud terbatas hanya satu server untuk satu pengguna dan biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk mengelola data karyawan atau perusahaan salah satunya payroll.

Sistem On-Premise

Berbeda dengan sistem cloud yang biasanya dibuat dan diselenggarakan oleh pihak ketiga. Sistem on-premise dibuat dan dibangun oleh penggunanya sendiri. Mulai dari pengadaan, design, pembangunan, dan penggunaan semua dilakukan oleh pihak internal.

Sistem Payroll: Cloud-Based atau On-Premise?

Bentuk sistem penyimpanan dan pengolahan data bermacam-macam, ada yang sebatas untuk mengolah dokumen dan ada juga yang digunakan untuk menghitung gaji seperti sistem payroll.

Kini banyak perusahaan yang mulai mengembangkan sistem informasi payroll baik yang mengandalkan pihak ketiga (software as a service) atau membangun sistem sendiri (on-premise)

Meski begitu, keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Mengetahui plus-minus dari keduanya berguna bagi Anda untuk memutuskan sistem apa yang akan Anda gunakan untuk sistem informasi penggajian perusahaan atau payroll.

Nah, berikut kelebihan dan kekurangan yang wajib Anda ketahui tentang sistem payroll cloud-based dan on-premise.

#1 Biaya

Dari segi biaya, software berbasis cloud bisa dibilang lebih murah dibanding dengan sistem on-premise. Alasannya tentu karena sistem on-premise dibangun dan dikelola sendiri.

Biaya-biaya yang dikeluarkan pada sistem on-premise meliputi biaya pembelian alat seperti server, computer, perawatan, SDM, hingga biaya apabila mengalami kerusakan sistem.

Sedangkan, sistem berbasis cloud biasanya Anda hanya perlu membayar di muka atau berjangka yang biayanya pun tidak sebesar ketika Anda membangun sistem on-premise.

#2 Pengelolaan dan Penggunaan

Sistem berbasis cloud sejatinya lebih mudah digunakan dan dikelola dibanding sistem on-premise karena pengguna hanya cukup menginput data dan mudah dipelajari.

Selain itu, sistem cloud memungkinkan Anda menambah atau melakukan kustomisasi data dengan mudah.

Sedangkan on-premise biasanya hanya bisa digunakan oleh orang-orang yang memang memahami IT sekalipun bukan, butuh waktu lama untuk dipelajari.

#3 Keamanan Data

Sebenarnya, kedua sistem memiliki keamanan yang baik dibanding jika Anda menggunakan sistem manual. Namun banyak orang yang berpikir bahwa sistem cloud tidak lebih baik dibanding on-premise.

Pasalnya, data pada sistem cloud dikelola secara terbuka bagi orang yang memiliki akses dan pengelolaannya dilakukan oleh pihak ketiga.

Sedangkan on-premise penyimpanan dan pengoperasian dilakukan sendiri sehingga keamanan data lebih terjamin.

Namun jangan khawatir, sistem cloud tetap menjadi sistem teraman jika Anda memilih vendor yang terpercaya apalagi jika sudah dilengkapi sertifikasi ISO keamanan data atau telah mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang seperti Kementerian KOMINFO di Indonesia.

#4 Efisiensi

Terakhir, sistem cloud jauh lebih efisien dibanding sistem on-premise. Jika menggunakan sistem cloud, Anda tidak memerlukan ruangan untuk meletakkan server atau membeli perangkat yang lebih mahal. Anda hanya perlu membuka akses software.

Selain itu, Anda tidak perlu waktu lama untuk beradaptasi dengan sistem baru. Dengan cloud computing, karyawan Anda mungkin hanya membutuhkan satu hingga dua bulan untuk beradaptasi.

Kesimpulan

Baik sistem cloud maupun on-premise keduanya merupakan investasi jangka panjang bagi perusahaan terutama dalam hal mengelola data dan informasi perusahaan seperti payroll.

Namun, jika Anda tidak ingin merogoh kocek lebih dalam atau secara praktis ingin meningkatkan nilai bisnis Anda, sistem cloud menjadi pilihan terbaik.

Anda bisa memilih vendor aplikasi penggajian karyawan berbasis web Talenta sebagai pilihan sistem payroll berbasis cloud.

Aplikasi penggajian Talenta mampu membantu Anda menghitung gaji secara komprehensif dan real-time sesuai dengan rekapitulasi absen dan jabatan secara otomatis. Anda bisa berkonsultasi dan melakukan free demo Talenta di sini.